Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

VLX Systems bouwt software, websites en automatisering op maat voor het midden- en kleinbedrijf. Wij zijn een eenmanszaak, gevestigd in Nederland.

Heeft u een vraag over deze verklaring of over uw gegevens? Mail dan naar cas@vlxsystems.nl. Wij reageren doorgaans binnen enkele werkdagen.

---

2. Twee verschillende rollen

Dit is het belangrijkste onderscheid in deze verklaring, en het bepaalt bij wie u moet zijn met een vraag.

Voor onze eigen gegevens zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Dat gaat om de gegevens die u zelf bij ons achterlaat — via het contactformulier op onze website, per e-mail of telefonisch — en om de gegevens van onze eigen klanten en medewerkers. Wij bepalen zelf waarom en hoe wij die verwerken, en deze verklaring beschrijft dat.

Voor de gegevens in de systemen die wij voor klanten bouwen en beheren zijn wij verwerker. Als u cliënt, deelnemer of klant bent van een bedrijf dat een systeem van ons gebruikt, dan zijn uw gegevens van dat bedrijf en niet van ons. Wij verwerken ze uitsluitend in opdracht, onder een verwerkersovereenkomst, en wij gebruiken ze nooit voor eigen doeleinden.

Wilt u in dat geval uw gegevens inzien, corrigeren of laten verwijderen? Neem dan contact op met het bedrijf zelf. Zij zijn verwerkingsverantwoordelijke en wij voeren hun verzoek uit. Weet u niet zeker bij wie u moet zijn, mail ons gerust — dan wijzen wij u de weg.

---

3. Als u onze website bezoekt

Het contactformulier

Op vlxsystems.nl staat één formulier. Daarin vragen wij:

• uw naam
• uw bedrijfsnaam
• uw e-mailadres
• uw telefoonnummer (optioneel)
• twee meerkeuzevragen over uw situatie
• een vrij tekstveld waarin u kunt beschrijven waar u tegenaan loopt

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om contact met u op te nemen en uw aanvraag te bespreken. De grondslag is uw toestemming, en daarnaast ons gerechtvaardigd belang om te reageren op iemand die zelf contact zoekt.

Wij verkopen uw gegevens niet, delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden, en zetten u niet ongevraagd op een mailinglijst.

Cookies

Wij plaatsen geen tracking- of analysecookies. Er staat geen Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, Hotjar of vergelijkbaar script op onze website.

De enige cookies die ons platform gebruikt zijn technisch noodzakelijke inlogcookies, en die worden alleen gezet zodra u inlogt in een klantomgeving. Bezoekt u alleen onze publieke website, dan worden er geen cookies van ons geplaatst.

Externe verzoeken

Onze website laadt lettertypen via Google Fonts. Daarbij ontvangt Google uw IP-adres. Dat is een technische noodzaak voor de weergave van de site; er wordt geen profiel opgebouwd en er worden door ons geen andere gegevens meegestuurd.

---

4. Als u klant bent van VLX Systems

Werken wij voor u, dan verwerken wij daarnaast:

• contactgegevens van u en uw medewerkers
• gegevens die nodig zijn voor offertes, facturatie en administratie
• correspondentie over de opdracht
• technische gegevens die nodig zijn om uw systeem te beheren

De grondslag is de uitvoering van onze overeenkomst en, voor de administratie, onze wettelijke plicht.

Voor de gegevens die ín uw systeem staan — uw klanten, cliënten of deelnemers — zijn wij verwerker. Wat wij daarmee wel en niet mogen doen, staat in de verwerkersovereenkomst die wij met u sluiten. Die overeenkomst gaat vóór op deze verklaring.

---

5. Wie wij inschakelen

Wij bouwen niet alles zelf. Voor hosting, opslag en een aantal functies schakelen wij andere partijen in. Zij verwerken gegevens in onze opdracht, zijn contractueel gebonden aan geheimhouding en beveiliging, en mogen die gegevens nergens anders voor gebruiken.

Wat daarbij vaststaat:

• Onze hosting en database staan in de Europese Unie.
• Wij gebruiken geen tracking- of analysediensten en geen externe foutmonitoring. Geen Analytics, geen Pixel, geen vergelijkbaar script.
• De AI-partijen gebruiken de gegevens niet om hun modellen te trainen.
• Met elke partij die gegevens voor ons verwerkt, hebben wij een verwerkersovereenkomst.
• Een deel van deze partijen is gevestigd buiten de Europese Unie of verwerkt gegevens daarbuiten. Voor die doorgiften baseren wij ons op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met de waarborgen die deze partijen zelf bieden.

De namen van deze partijen

Hierboven staan categorieën van ontvangers en geen bedrijfsnamen. De wet laat die keuze uitdrukkelijk toe, en wij maken hem bewust: welke leverancier waarvoor wordt ingezet kan veranderen, en een opsomming op een webpagina veroudert zonder dat iemand het merkt.

De volledige lijst met namen krijgt u op verzoek. Mail cas@vlxsystems.nl en u ontvangt hem.

Bent u klant van ons, dan staat die lijst bovendien in uw verwerkersovereenkomst, als register van subverwerkers. Daar hoort hij ook thuis. In dat register staat per partij waarvoor zij wordt ingezet en waar zij gegevens verwerkt, het wordt bijgehouden, en u kunt zich daar verzetten tegen een nieuwe subverwerker. Dat recht heeft u bij een opsomming op een webpagina niet.

Over de AI-functies

Dit verdient een aparte toelichting, omdat het om echte berichtinhoud gaat.

Wanneer ons platform een conceptantwoord opstelt of een gesprek samenvat, sturen wij de inhoud van het betreffende bericht naar onze AI-leverancier. Dat kan het onderwerp, de tekst en de naam van de afzender omvatten. Voor het doorzoekbaar maken van kennisbankteksten sturen wij die teksten naar een tweede partij.

Deze partijen gebruiken de gegevens uitsluitend om ons antwoord te genereren en niet om hun modellen te trainen. Met beide hebben wij een verwerkersovereenkomst. Beide zijn gevestigd in de Verenigde Staten; voor die doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen die hierboven zijn genoemd.

Over WhatsApp-berichten

Een deel van onze klanten gebruikt WhatsApp om contact te houden met hun eigen klanten of deelnemers. Loopt dat via ons platform, dan verloopt dat berichtenverkeer via het WhatsApp Business Platform van Meta.

Wat er in dat geval gebeurt:

• Wij ontvangen de berichten die aan het zakelijke WhatsApp-nummer van onze klant worden gestuurd, en wij versturen de antwoorden die onze klant opstelt.
• Van een bericht bewaren wij de inhoud, het telefoonnummer en de profielnaam van de afzender, het tijdstip en eventuele bijlagen. Dat is nodig om het gesprek te kunnen voeren en later terug te kunnen lezen.
• Die gegevens komen in de database van onze klant binnen de Europese Unie, strikt gescheiden van de gegevens van andere klanten.
• Stelt het platform een conceptantwoord op of vat het een gesprek samen, dan geldt daarvoor wat hierboven bij de AI-functies staat.
• Wij gebruiken WhatsApp-berichten niet voor reclame, wij verkopen ze niet, en wij delen ze niet met andere partijen dan de categorieën die hierboven staan.
• Hoe lang berichten bewaard blijven, spreken wij per klant af. Zie "Hoe lang wij gegevens bewaren" hieronder.

Voor de inhoud van deze gesprekken is onze klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Meta verwerkt het berichtenverkeer als aanbieder van dat platform; daarop zijn de voorwaarden en het privacybeleid van Meta van toepassing.

---

6. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.

Voor de systemen die wij beheren leggen wij per klant vast welke bewaartermijnen gelden en wanneer gegevens automatisch worden verwijderd. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst en worden op verzoek van de klant aangepast.

---

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Concreet betekent dat onder meer:

• al het verkeer verloopt versleuteld via HTTPS
• gegevens van verschillende klanten zijn in de database strikt van elkaar gescheiden, en die scheiding wordt op databaseniveau afgedwongen
• toegang tot systemen verloopt via persoonlijke accounts met tweefactorauthenticatie waar dat mogelijk is
• wijzigingen aan onze systemen worden geautomatiseerd getoetst voordat ze live gaan
• wij houden bij welke gegevens waar staan, zodat wij weten wat er verwerkt wordt

Ontdekt u een kwetsbaarheid in een van onze systemen? Meld het op cas@vlxsystems.nl. Wij nemen zo'n melding serieus en reageren zo snel als wij kunnen.

---

8. Uw rechten

U heeft het recht om:

• in te zien welke gegevens wij van u verwerken
• te laten corrigeren wat onjuist is
• te laten verwijderen wat wij niet langer nodig hebben
• bezwaar te maken tegen een verwerking
• de verwerking te laten beperken
• uw gegevens over te dragen in een gangbaar bestandsformaat
• uw toestemming in te trekken, als de verwerking daarop is gebaseerd

Stuur uw verzoek naar cas@vlxsystems.nl. Wij reageren binnen één maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen zich te identificeren.

Gaat uw verzoek over gegevens waarvoor wij verwerker zijn — zie hoofdstuk 2 — dan sturen wij u door naar het bedrijf dat verantwoordelijk is, of leggen wij uw verzoek daar voor.

---

9. Klachten

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever samen op.

Komen wij er niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

---

10. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of de onderliggende techniek verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij onze klanten actief.