Gebruiksvoorwaarden
1. Waar deze voorwaarden over gaan
Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van de website vlxsystems.nl en van het platform dat wij daaronder aanbieden, inclusief de klantomgevingen op subdomeinen daarvan.
Zij gelden niet in plaats van de overeenkomst die wij met een klant sluiten. Werkt u met ons samen op basis van een offerte, dienstverleningsovereenkomst of verwerkersovereenkomst, dan gaan die stukken vóór op deze voorwaarden wanneer zij elkaar tegenspreken.
VLX Systems is een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42107243, gevestigd aan de Rosmolen 4, 5375 BT Reek. Contact loopt via cas@vlxsystems.nl.
2. Wat wij doen
Wij bouwen software, websites en automatisering op maat voor het midden- en kleinbedrijf, en beheren die systemen doorlopend.
Ons platform biedt onze klanten onder meer een gedeelde postbus, een gespreksomgeving voor e-mail en WhatsApp, dossiers, en AI-ondersteuning bij het opstellen van antwoorden. Welke onderdelen een klant afneemt, staat in zijn eigen overeenkomst.
3. De website
De website is bedoeld om informatie te geven over onze dienstverlening en om contact mogelijk te maken.
Wij doen ons best de informatie op de website juist en actueel te houden, maar aan de inhoud kunnen geen rechten worden ontleend. Bedragen, doorlooptijden en mogelijkheden die op de site staan zijn indicatief; wat geldt is wat in een offerte staat.
Het contactformulier is bedoeld voor echte aanvragen. Wij behouden ons het recht voor om aanvragen te negeren die duidelijk geautomatiseerd, misleidend of ongepast zijn.
4. Toegang tot het platform
Toegang tot een klantomgeving verloopt via een persoonlijk account. Voor dat account geldt:
- het is persoonlijk en mag niet worden gedeeld
- u kiest zelf een wachtwoord en houdt dat geheim
- u meldt het ons zodra u vermoedt dat iemand anders toegang heeft
- u bent verantwoordelijk voor wat er onder uw account gebeurt
Wij kunnen een account tijdelijk blokkeren wanneer wij aanwijzingen hebben van misbruik, van een beveiligingsprobleem, of wanneer dat nodig is om andere gebruikers te beschermen. Wij melden dat zo snel mogelijk aan de betrokken klant.
5. Wat u niet mag doen
Bij het gebruik van onze website of ons platform is het niet toegestaan om:
- in te breken op systemen of accounts, of dat te proberen
- de dienst te overbelasten of te verstoren
- gegevens van andere klanten of gebruikers te benaderen
- de dienst te gebruiken voor onrechtmatige of strafbare doeleinden
- ongevraagde reclame of berichten in bulk te versturen die niet aan de geldende regels voldoen
- beveiligingsmaatregelen te omzeilen, of de software te kopiëren, ontleden of namaken
Voor het WhatsApp-gedeelte van ons platform gelden bovendien de regels van Meta zelf. Wie het platform gebruikt om via WhatsApp te communiceren, houdt zich aan het WhatsApp Business Beleid en de Berichtenrichtlijnen van Meta. Dat betekent onder meer dat u alleen berichten stuurt aan mensen die daarvoor toestemming hebben gegeven. Overtreding daarvan kan ertoe leiden dat Meta het nummer of het account beperkt — daar hebben wij geen invloed op.
6. Beschikbaarheid en onderhoud
Wij streven naar een goed werkende dienst, maar kunnen geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen. Onderhoud, updates en storingen bij onze leveranciers kunnen tot tijdelijke onderbreking leiden.
Gepland onderhoud voeren wij zoveel mogelijk buiten kantooruren uit. Bij ingrijpend onderhoud informeren wij onze klanten vooraf.
Als een dienst waarvan wij afhankelijk zijn — bijvoorbeeld WhatsApp, een e-mailkoppeling of een AI-dienst — zijn voorwaarden, prijzen of beschikbaarheid wijzigt, kan dat gevolgen hebben voor wat ons platform kan. Wij melden dat zodra het ons bekend is en zoeken samen met de klant naar een oplossing.
7. AI-ondersteuning
Ons platform kan met behulp van AI conceptteksten, samenvattingen en suggesties genereren.
Die concepten worden nooit automatisch verstuurd. Een mens keurt goed voordat er iets naar buiten gaat. Dat is een bewuste ontwerpkeuze en geen instelling die per ongeluk kan omvallen.
AI kan fouten maken. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor wat hij verstuurt, ook als de tekst door het systeem is voorgesteld. Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud van berichten die een gebruiker heeft goedgekeurd en verzonden.
8. Intellectueel eigendom
De software, de broncode, het ontwerp en de teksten van ons platform en onze website zijn en blijven eigendom van VLX Systems, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Een klant krijgt een gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Dat recht is niet overdraagbaar en geeft geen aanspraak op de onderliggende code.
De gegevens die een klant in het systeem zet — zijn klanten, zijn berichten, zijn documenten — blijven van die klant. Bij beëindiging van de samenwerking krijgt hij die gegevens in een gangbaar bestandsformaat mee, volgens de afspraken in zijn overeenkomst.
9. Aansprakelijkheid
Wij spannen ons in om onze diensten zorgvuldig te leveren. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voorafgaand aan de schade aan ons heeft betaald.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste opdrachten of verlies van gegevens dat niet aan ons te wijten is.
Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen wanneer onze dienstverlening verandert. De datum bovenaan geeft aan wanneer dat voor het laatst gebeurd is. Bij wijzigingen die klanten wezenlijk raken, informeren wij hen vooraf.
11. Toepasselijk recht
Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
Voordat het zover komt, praten wij er liever eerst over. Neem contact op via cas@vlxsystems.nl.